D-QUINCA

Les informations de l’entreprise

Menu Paramètres — administrateur de l’entreprise

Renseignez le nom de l’entreprise, son adresse, son téléphone, son e-mail et son identification fiscale (NINEA, RCCM ou équivalent). Ajoutez votre logo (PNG ou JPG, 2 Mo maximum) et choisissez la devise de travail. Ces informations apparaissent sur vos documents imprimés : factures, tickets et reçus.

Vos magasins et votre équipe

Vos magasins et les comptes de vos collaborateurs sont créés par l’équipe DembaSolution à l’ouverture de votre compte. Le nombre de magasins dépend de votre formule. Chaque personne a un profil :

Pour limiter ce que le gérant peut faire (consulter, créer, modifier, module par module), l’administrateur utilise Paramètres → Permissions.

Les catégories

Menu Catégories

Créez les familles de produits de votre quincaillerie (plomberie, électricité, peinture, outillage…) avec un nom et une description. Les catégories sont partagées entre tous vos magasins.

Les articles

Menu Articles

Avec « Nouvel article », enregistrez chaque produit que vous vendez : désignation, référence, catégorie, unité (pièce, sac, mètre…), prix de vente et seuil d’alerte. Le seuil d’alerte est la quantité en dessous de laquelle D-QUINCA vous signale un « stock bas ». Le catalogue est partagé entre tous vos magasins.

Un article que vous ne vendez plus peut être rendu inactif sans être supprimé : son historique est conservé.

Les clients et les fournisseurs

Menu Clients et Fournisseurs

Pour chacun, indiquez le nom, le téléphone et l’adresse. Les clients sont propres à chaque magasin ; les fournisseurs sont partagés entre tous les magasins.

Les clients de passage n’ont pas besoin de fiche : à la vente, le client est facultatif.

Les comptes d’argent

Menu Trésorerie

Avec « Nouveau compte », créez un compte pour chaque endroit où le magasin garde de l’argent : une caisse, un compte en banque, un compte mobile money. Donnez-lui un nom (par exemple « Caisse principale ») et indiquez son solde de départ : vous pourrez ainsi bien suivre vos opérations d’entrée et de sortie d’argent, avec les soldes réels de chaque compte.

Le stock de départ

Menu Stock

Si vous avez déjà des marchandises en rayon, enregistrez-les avec « Ajustement de stock » : choisissez l’article, le sens « Entrée (+) », la quantité et un motif (par exemple « stock de départ »). Ensuite, le stock évolue tout seul avec vos achats et vos ventes.

Les achats

Menu Achats

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   Créez un nouvel achat en choisissant le fournisseur, puis ajoutez une ligne par article : quantité et prix d’achat.

2. 2

   Choisissez le mode de paiement : comptant (tout est payé), crédit (rien n’est payé) ou mixte (une partie est payée). Indiquez le montant payé.

3. 3

   Validez l’achat. Le stock augmente. Ce qui est payé sort de votre trésorerie ; ce qui reste à payer devient une dette envers le fournisseur.

Une erreur ? Annulez l’achat : le stock entré est retiré et le paiement est retiré de la trésorerie.

Édition liée : le journal des achats, avec choix de la période. Voir la partie 3.

Les ventes

Menu Ventes

1. 1

   Créez une nouvelle vente. Choisissez le client (facultatif : « client de passage » si vous ne le connaissez pas), puis ajoutez une ligne par article : quantité et prix unitaire.

2. 2

   Choisissez le mode de paiement : comptant, crédit ou mixte. En paiement comptant, vous pouvez utiliser le terminal d’encaissement direct 0% commission pour encaisser par Wave QR marchand, Orange Money ou TPE bancaire sans aucun frais d’agrégateur intermédiaire.

3. 3

   Validez la vente. Le stock diminue et l’argent encaissé entre dans votre trésorerie ; ce qui reste dû devient une créance sur le client.

Une erreur ? Annulez la vente : le stock est restauré et l’encaissement est retiré de la trésorerie.

Édition liée : le ticket de caisse et le reçu en PDF de chaque vente, ainsi que le journal des ventes. Voir la partie 3.

Les créances

Menu Créances

Ce sont les sommes que vos clients vous doivent. Pour chacune, la liste montre le montant de départ, ce qu’il reste à payer, l’échéance et le statut. Quand un client vous paie, cliquez sur « Régler », indiquez le montant réglé et le compte qui reçoit l’argent : le reste dû baisse et votre trésorerie augmente.

Édition liée : le total restant dû, le journal des créances et le relevé de compte de chaque client. Voir la partie 3.

Les dettes

Menu Dettes

Ce sont les sommes que vous devez à vos fournisseurs. Quand vous les payez, cliquez sur « Régler », indiquez le montant et le compte d’où sort l’argent : la dette baisse et votre trésorerie diminue.

Édition liée : le total restant dû, le journal des dettes et le relevé de compte de chaque fournisseur. Voir la partie 3.

Le stock au quotidien

Menu Stock

La page Stock montre, article par article, la quantité disponible et son statut : « OK » ou « Stock bas ». En dessous, les derniers mouvements : entrées d’achat, sorties de vente et ajustements.

Pour corriger une différence (casse, vol, erreur de comptage), utilisez « Ajustement de stock » en indiquant toujours un motif clair.

La trésorerie

Menu Trésorerie

• Les comptes. Chaque compte (caisse, banque, mobile money) affiche son solde. Les ventes, achats, règlements et charges le mettent à jour automatiquement.
• Le journal. Toutes les opérations d’argent : date, compte, catégorie, tiers, motif et montant. Vous pouvez le filtrer par compte pour voir le solde d’un seul compte.
• Les écritures manuelles. Avec « Nouvelle écriture », enregistrez une entrée ou une sortie qui ne vient ni d’une vente ni d’un achat : choisissez le compte, le sens, le montant, la catégorie (par exemple « Virement ») et le motif.

Édition liée : le journal de trésorerie, avec choix de la période. Voir la partie 3.

Les charges

Menu Charges

Enregistrez chaque dépense de fonctionnement : loyer, salaires, électricité, transport ou autre. Indiquez le libellé, le montant, la date et le compte débité ; cochez « Charge récurrente » pour une dépense qui revient chaque mois. La page affiche le total des charges du mois en cours.

Édition liée : le journal des charges, avec choix de la période. Voir la partie 3.

Les documents à imprimer

Ils portent le nom, l’adresse, l’identification fiscale et le logo renseignés dans les Paramètres.

• Le ticket de caisse. Depuis une vente : le ticket à remettre au client, avec le total, ce qui est payé et le reste à payer.
• Le reçu en PDF. Depuis une vente : « Télécharger le reçu ».
• Les journaux. Ventes, achats, créances, dettes, trésorerie et charges : bouton « Imprimer », avec choix de la période, et de l’orientation portrait ou paysage.

Les relevés de compte

Sur la ligne d’un client ou d’un fournisseur, le bouton « Relevé » présente toutes les opérations de la période (ventes, paiements, règlements, achats) avec le solde initial et le solde final. C’est le document idéal pour faire le point avec un client ou un fournisseur.

Le tableau de bord

• Pour le gérant. Les ventes du jour, les créances en cours, le nombre d’articles en stock bas, le compte d’exploitation de l’année et l’évolution des ventes des 30 derniers jours, avec une projection sur les 7 jours suivants.
• Pour l’administrateur de l’entreprise. La vue consolidée de tous les magasins : chiffre d’affaires et marge brute sur 30 jours, créances et dettes en cours, et le compte d’exploitation.

Comparer vos magasins

Menu Comparatif magasins et Rentabilité — administrateur de l’entreprise

• Le comparatif magasins. Le chiffre d’affaires, la marge brute et l’excédent brut d’exploitation de chaque magasin sur les 30 derniers jours.
• La rentabilité. Le chiffre d’affaires, la marge brute, les charges et le résultat net de chaque magasin, et le classement des 10 articles qui rapportent le plus de marge.

Le Livre-Journal et les pièces comptables

Menu Comptabilité → Journal

Le Livre-Journal enregistre de façon chronologique et infalsifiable toutes les opérations financières de votre activité (quincaillerie et matériaux), réparties dans des journaux auxiliaires dédiés :

Chaque écriture respecte obligatoirement le principe de la partie double : le montant total au Débit doit être rigoureusement égal au montant total au Crédit avant validation. Vous pouvez également importer des journaux externes (CSV/Excel) ou imprimer le livre-journal en un clic.

La Synchronisation automatique des flux

Menu Comptabilité → Journal (Bouton « Synchroniser les flux »)

Grâce au moteur de synchronisation automatique en un clic, vous n'avez pas besoin d'être comptable pour tenir vos livres :

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   Génération automatique depuis les ventes : Chaque vente validée génère l'écriture de chiffre d'affaires et la contrepartie en caisse espèces (571), mobile money (551), chèque (531), banque (521) ou créance client (411).

2. 2

   Génération automatique depuis les achats : Chaque commande fournisseur réceptionnée crée l'écriture d'achat de marchandises (601) et la dette fournisseur (401).

3. 3

   Génération automatique des règlements : Chaque encaissement de créance ou paiement de dette fournisseur crédite ou débite les comptes de trésorerie appropriés.

4. 4

   Génération automatique des dépenses : Les charges d'exploitation enregistrées créent automatiquement les écritures de charges (624) et de règlement caisse espèces (571).

Le Grand Livre des comptes

Menu Comptabilité → Grand Livre

Le Grand Livre regroupe l'historique exhaustif des mouvements compte par compte (du compte 101 au 701). Il permet d'analyser le détail chronologique de chaque solde débiteur ou créditeur et de justifier chaque ligne comptable.

La Balance Générale OHADA à 6 colonnes

Menu Comptabilité → Balance

La Balance Générale présente la synthèse réglementaire à 6 colonnes (Mouvements de la période Débit/Crédit, Soldes de clôture Débiteur/Créditeur, Cumuls de l'exercice). Elle garantit l'équilibre fondamental entre le total des débits et le total des crédits.

Les États Financiers et la Liasse Fiscale certifiée

Menu Comptabilité → États Financiers

Générez d'un simple clic l'ensemble des documents financiers officiels exigés par l'administration fiscale (DGID), les banques partenaires et les associés :

• Page de garde officielle plein format A4 : Présentation institutionnelle respectant les dimensions A4 (280 mm de hauteur imprimable) avec en-tête républicain, ministère, désignation automatique de l'entreprise (NINEA, adresse, période), documents déposés, visa fiscal et signature/cachet fermement ancrés en bas de page.
• Le Bilan Actif & Passif SYSCOHADA : Présentation normalisée des immobilisations, stocks, créances, trésorerie-actif (521, 551, 531, 571), capitaux propres et dettes financières, avec équilibre parfait Actif = Passif.
• Le Compte de Résultat avec Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) : Décomposition économique : Chiffre d'Affaires, Marge Commerciale, Valeur Ajoutée (VA), Excédent Brut d'Exploitation (EBE), Résultat d'Exploitation, Résultat Financier, RAO et Résultat Net.
• Le Tableau des Flux de Trésorerie (TFT) : Analyse de la trésorerie générée par l'activité opérationnelle, les investissements et le financement.
• Les 36 Notes Annexes réglementaires : Tableaux de détail couvrant immobilisations, stocks, créances, dettes et Note 11 (Disponibilités avec banques, mobile money, chèques et caisse).
• Conformité Multi-Pays & Multi-Référentiels : Sélecteur interactif permettant d'éditer la liasse financière selon les plans et normes du Sénégal/UEMOA (SYSCOHADA), d'Afrique Centrale (CEMAC), du Maroc (PCGM / CGNC), de Mauritanie (PCGM), du Nigéria (IFRS / CAMA), du Ghana (GRA / IFRS) et de la Gambie (GRA / GAAP).

Le Plan Comptable de l'entreprise

Menu Comptabilité → Plan Comptable

Le plan de comptes SYSCOHADA révisé est préconfiguré pour votre activité avec tous les comptes usuels des classes 1 à 8. Les comptes de trésorerie sont strictement normalisés : Compte 571 pour la Caisse principale (espèces), Compte 551 pour la Monnaie électronique (Mobile Money : Wave, Orange Money) et Compte 531 pour les Chèques, bons et effets à encaisser.